Términos

Hatril es un servicio en internet para que una iglesia lleve su fichero de miembros, organice sus ministerios y publique una página propia.

Una iglesia o congregación, a través de una persona mayor de edad con capacidad para obligarla. Quien registra la iglesia declara que puede hacerlo en su nombre.

Un menor de 14 años no puede tener cuenta propia. Su iglesia sí puede tener su ficha si cuenta con el permiso de quien ejerza su patria potestad o tutela; conseguirlo y poder acreditarlo es cosa de la iglesia.

Nosotros mantenemos el servicio en marcha y lo corregimos cuando falla.

La iglesia se ocupa de:

• Que los datos que mete sean ciertos y que tenga permiso para meterlos.
• Quién entra en su panel y con qué permisos. Las cuentas y los permisos los reparte ella desde Equipo, y responde de lo que hagan.
• Guardar sus contraseñas y no compartirlas.
• Lo que publique en su página. El contenido es suyo y responde de él.

No se puede usar Hatril para mandar publicidad no pedida ni para nada ilegal. Tampoco para guardar datos de gente que no tiene nada que ver contigo.

Quien se apunta a un evento abierto sí puede estar: te dio permiso él mismo al apuntarse. Esos datos valen para ese evento y para nada más.

Cada iglesia empieza con un periodo de prueba gratuito. Al terminar hay que contratar un plan para seguir usándolo.

Los precios vigentes se muestran antes de pagar. Si cambian, avisamos con treinta días y el cambio se aplica en la siguiente renovación, nunca en la que ya está pagada.

La suscripción se renueva sola hasta que se cancele. Se puede cancelar cuando se quiera y sigue funcionando hasta el final del periodo pagado. No devolvemos la parte no consumida salvo que el servicio haya fallado por nuestra culpa.

Cancelar y descargarse los datos nunca se bloquea por impago. Aunque haya un recibo devuelto, una iglesia siempre puede llevarse su fichero y darse de baja.

De la iglesia. Nosotros no adquirimos ningún derecho sobre ellos más allá de lo estrictamente necesario para prestar el servicio, y no los usamos para nada más.

El código, el diseño y la marca Hatril son nuestros. Usar el servicio no da derecho sobre ellos.

Al cerrar la cuenta, la iglesia puede pedir una copia de sus datos durante los 60 días siguientes. Pasado ese plazo se eliminan.

El servicio se presta tal como está. Ponemos empeño en que funcione, pero no garantizamos por escrito un porcentaje de disponibilidad ni un tiempo de respuesta: prometer una cifra que no podemos sostener sería engañar.

No respondemos del lucro cesante ni de daños indirectos. Nuestra responsabilidad se limita a lo que la iglesia nos haya pagado en los doce meses anteriores.

Nada de esto limita lo que la ley no permite limitar: ni el dolo, ni la negligencia grave, ni los derechos que el RGPD reconoce a las personas.

Podemos suspender una cuenta que incumpla estos términos o que ponga en riesgo el servicio. Avisaremos antes salvo que la urgencia no lo permita, y siempre dejando descargar los datos.

Este anexo forma parte de los términos y se acepta al registrar la iglesia. Es el contrato que exige el artículo 28.3 del RGPD.

Quién es quién. La iglesia es la responsable del tratamiento. Marlon José Rodelo Ayala es el encargado.

Objeto y duración. Tratar los datos de la congregación con el único fin de prestar el servicio, mientras dure la suscripción y durante los 60 días posteriores a su fin.

Qué datos y de quién. De tus miembros, colaboradores y de quien pide entrar: nombre, contacto y su vínculo con la iglesia, que es dato protegido del artículo 9. También de los menores de edad cuya ficha lleves. Y de quien se apunte a un evento abierto tuyo aunque no sea de tu congregación: lo que escriba en el formulario, la IP y el navegador desde los que se apuntó —la prueba de que dio permiso— y tu marca de si ha pagado la plaza.

Del dinero: los apuntes del libro de cuentas, sin nombre de quien da, con quién los registró y cuándo.

De la asistencia y del acompañamiento. Si activas esas herramientas: las reuniones que apuntes y quién estuvo en cada una, y de quien lleve tiempo sin aparecer, quién le acompaña y el registro de cada contacto —fecha, si fue llamada, mensaje o visita, y el resultado elegido de una lista cerrada—. Es la categoría más sensible que trata este servicio: que una persona estuviera en un culto un domingo concreto revela su práctica religiosa con fecha, y el motivo por el que dejó de venir dice más todavía. Se trata bajo el artículo 9 con las mismas obligaciones que el resto, y por eso lleva permiso propio de cada persona.

El registro de contactos no tiene ningún campo de texto libre donde escribir el motivo, y eso es a propósito: el resultado se elige de una lista. El único texto que se escribe a mano ahí es un recordatorio de dos líneas de qué toca hacer después, acotado a 200 caracteres. Te comprometes a no usarlo para datos de salud ni de situación personal, igual que con los demás campos libres.

Hay campos de texto libre —la nota de una inscripción, el concepto de un movimiento, las notas pastorales, las notas de una reunión y el «qué toca ahora» de un contacto— donde puede acabar un dato de salud o de otra naturaleza protegida. Te comprometes a no meter ahí datos de salud, de origen étnico, de vida sexual ni de condenas penales, y respondes de ello.

Cobros de eventos. Marlon José Rodelo Ayala no cobra ni intermedia el precio de un evento. La iglesia publica su propio medio de pago y anota a mano quién ha pagado. Ese apunte es un dato más de la inscripción y responde de él la iglesia, no nosotros. Tampoco guardamos datos de tarjetas ni de cuentas de quien paga.

Cuánto se guardan las listas de inscritos. Como máximo 90 días desde que termina el evento. Pasado ese plazo la iglesia las borra: tiene un botón para hacerlo de una vez, y otro para borrar los datos de una sola persona si esa persona lo pide antes. No hay ninguna tarea automática que lo haga, así que es cosa suya.

Nuestras obligaciones.

• Tratar los datos solo siguiendo las instrucciones de la iglesia, que son las que ella ejecuta al usar el servicio.
• Guardar secreto, también después de terminar, y exigir lo mismo a quien trabaje con nosotros.
• Aplicar las medidas del artículo 32. En concreto: cifrado en tránsito, control de acceso por persona y por permiso, aislamiento entre congregaciones impuesto por la propia base de datos, y registro de los cambios sobre las fichas de miembros y sobre los eventos, con quién los hizo y cuándo.
• Avisar a la iglesia sin dilación indebida si hay una brecha, con lo que sepamos, para que ella pueda cumplir sus plazos.
• Ayudarla a atender los derechos de sus miembros y a hacer su evaluación de impacto si la necesita.
• Imponer por contrato a cada subencargado las mismas obligaciones de protección de datos que asumimos aquí, y responder plenamente ante la iglesia si alguno incumple.
• Decirle a la iglesia de inmediato si creemos que una instrucción suya infringe el RGPD o cualquier otra norma de protección de datos.
• Al terminar, devolver o borrar los datos según nos indique, y borrar las copias salvo que la ley obligue a conservarlas.
• Poner a su disposición lo necesario para demostrar que cumplimos, y permitir auditorías razonables previo aviso.

Subencargados. La iglesia autoriza de forma general a los siguientes, y avisaremos antes de añadir o cambiar alguno para que pueda oponerse:

La lista completa, incluidos los que todavía no están en uso, está en el apartado 5 de la privacidad.

Transferencias. La base de datos y los ficheros de la congregación están en la Unión Europea (Irlanda). Si algún subencargado tratara datos fuera de la UE, será con las garantías del capítulo V del RGPD y queda dicho en la lista de subencargados, que incluye también los que todavía no están en uso. Si alguna vez una ley nos obligara a transferir datos fuera del Espacio Económico Europeo, se lo diremos a la iglesia antes de hacerlo, salvo que esa misma ley lo prohíba por razones de interés público.

Se aplica la ley española. Para cualquier discusión, los juzgados de Santa Cruz de Tenerife, salvo que la ley imponga otro fuero —que es lo normal cuando la otra parte es consumidora.

A las iglesias de Colombia se les aplica además la Ley 1581 de 2012 en lo que les corresponda.